Znáš to. Faktura je 14 dní po splatnosti. Víš, že bys měl napsat. Otevřeš e-mail, začneš: „Dobrý den, jen bych se chtěl zeptat…" - a smažeš to, protože to zní jako prosba. Zkusíš důraznější verzi - a smažeš ji taky, protože nechceš přijít o zákazníka. Nakonec zavřeš notebook s tím, že se ozveš příští týden.

Příští týden je z toho měsíc. A ty mezitím úvěruješ cizí firmu z vlastní kapsy.

Přitom většina faktur po splatnosti není o tom, že by zákazník nechtěl zaplatit. Faktura mu zapadla v e-mailech, účetní byla na dovolené, někdo ji zapomněl schválit. Stačí připomenout. Jenže právě to připomínání je práce, kterou nikdo nedělá rád - a proto je ideální ji předat automatu.

Co dělá automat na upomínky

Hlídá splatnosti.
Každý den se podívá do tvých faktur - ve Fakturoidu, iDokladu, Pohodě nebo klidně v obyčejné tabulce - a zjistí, co je po splatnosti a jak dlouho.

Posílá upomínky v eskalujících úrovních.
Den nebo dva po splatnosti odejde první, přátelská: „posílám fakturu znovu, kdyby se ztratila". Po týdnu druhá, věcnější: konkrétní částka, počet dní, prosba o termín úhrady. Po dvou týdnech třetí, formální - s důsledky, které máš ve smlouvě. Texty jsou tvoje, napíšeš je jednou. Automat jen doplní číslo faktury, částku a počet dní.

Páruje platby.
Jakmile platba dorazí, upomínky pro tu fakturu okamžitě končí. Tohle je nejdůležitější část celého systému - k tomu se ještě vrátím.

Dává ti přehled.
Jednou týdně dostaneš souhrn: kdo dluží, kolik a jak dlouho. Kohokoli můžeš jedním klikem vyřadit - třeba dlouholetého klienta, o kterém víš, že je v dočasné tísni a domluvili jste se jinak.

Proč upomínka od systému funguje líp než od tebe

Tady je věc, kterou málokdo čeká: automatická upomínka je pro vztah se zákazníkem šetrnější než ta ručně psaná.

Když napíšeš ty osobně, je to konfrontace mezi dvěma lidmi. Zákazník se cítí přistižený a ty se cítíš trapně. Když přijde upomínka „ze systému", nikdo se neuráží - je to proces, ne výčitka. Zákazník zaplatí a při příští zakázce se o tom nikdo nezmíní. Ty zůstáváš ten vstřícný, systém je ten důsledný. Přesně takhle to dělají velké firmy - a funguje to i pro živnostníka.

Co potřebuješ

Zdroj pravdy o fakturách. Fakturoid a iDoklad mají rozhraní, přes které se automat napojí přímo. U Pohody stačí pravidelný export, v nejjednodušší variantě funguje i sdílená tabulka, kam faktury zapisuješ.

Tři šablony textů. Přátelská, věcná, formální. Napíšeš je jednou (nebo je dáme dohromady spolu), automat je pak používá pořád dokola.

E-mail, ze kterého se posílá. Ideálně fakturace@tvojefirma.cz nebo podobný - aby bylo na první pohled vidět, že jde o systémovou zprávu, ne o osobní dopis.

Na co si dát pozor

Nejhorší možný scénář: upomenout někoho, kdo už zaplatil. Jedna taková zpráva nadělá víc škody než deset neposlaných upomínek. Proto musí být párování plateb spolehlivé - a proto stavím automat tak, že když si není jistý (platba s jiným variabilním symbolem, částečná úhrada), upomínku nepošle a zeptá se tě. Radši jeden dotaz navíc než jeden naštvaný zákazník.

Penále a úroky jen podle smlouvy. Třetí úroveň upomínky může zmínit smluvní pokutu nebo úrok z prodlení - ale jen pokud je opravdu máš ve smlouvě nebo obchodních podmínkách. Automat nesmí hrozit ničím, co nemůžeš splnit.

Výjimky musí být snadné. Každá firma má zákazníky, na které platí jiná pravidla. Seznam výjimek je součást systému od prvního dne, ne dodatečná záplata.

Co to přinese

Většina zapomenutých faktur se zaplatí po první připomínce - stačilo říct si. Peníze chodí dřív, ty máš přehled o každé koruně venku a hlavně: už nikdy večer nesedíš nad e-mailem, který nechceš psát.

Jestli ti venku visí peníze a upomínky píšeš ručně - nebo spíš nepíšeš vůbec - rezervuj si 15 minut po telefonu zdarma. Řekneš mi, v čem fakturuješ, a já ti rovnou řeknu, jak by to u tebe fungovalo a kolik by to stálo.

Peníze za odvedenou práci nejsou nic, o co by ses měl doprošovat. Stačí, když si o ně řekne systém.